Cuando nos preguntamos sobre el porqué del uso de computadoras en las empresas, la respuesta parece bastante obvia, para registrar los eventos que se van sucediendo, instanciarlos en el tiempo. Sin embargo existe un motivo aún con mucho más peso y no tan obvio, y es que la información puede usarse para respaldar la toma de decisiones. Sin importar el tamaño de una empresa u organización, la conducción exitosa de la misma estará altamente influenciada por la precisión de sus registros y la adopción de decisiones acertadas.
Las comunicaciones y las bases de datos permiten el acceso a recursos de información que están más allá de la inmediatez física, o las limitaciones geográficas. Las computadoras permiten la utilización de masas de información las cuales, no eran concebibles hasta hace algunos años. Pero no sólo basta la disponibilidad de la cantidad de información, se trata de contar con información de calidad. Los sistemas de información basados en computadoras no sólo son capaces de suministrarnos información de calidad y oportuna, sino que también pueden respaldar la toma de decisiones.
¿Qué es un sistema de información?
Primero repasemos algunos conceptos. Recordemos que un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Mientras que la información es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje sobre un cierto fenómeno o ente.
Aclarado lo anterior, los sistemas de información dentro de las organizaciones, no son algo nuevo. Desde mucho antes de utilizar las computadoras para su automatización, las organizaciones reunían, almacenaban y actualizaban información en el transcurso normal de su actuación diaria. Tanto antes como ahora, los sistemas de información consistían en procedimientos y reglas establecidas para entregar información a los miembros de la organización. Cada una de estas personas, requiere información distinta en la realización de su trabajo, las reglas del sistema indican el tipo, momento, formato y cual es la persona a quien se debería entregar una información específica.
Impacto de los sistemas de información.
La implantación y uso de un sistema de información dentro de una organización regularmente desencadena una serie de consecuencias, de las cuales unas son positivas y otras no lo son. A continuación, algunas de las ventajas de contar con un sistema de información y algunos puntos negativos que las organizaciones deben enfrentar al implantar un sistema de información:
Entre las ventajas de la utilización de un sistema de información computarizado:
• Control más efectivo de las actividades de la organización.
• Integración de las diferentes áreas que conforman la organización.
• Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.
• Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
• Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.
• Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.
• Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes.
• Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos. Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluación y control.
Entre las desventajas se puede encontrar:
• El tiempo que pueda tomar su implementación.
• La resistencia al cambio de los usuarios. Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organización.
Categorías de los sistemas de información.
En la medida en que más funciones de las organizaciones se han automatizado, los sistemas de información se han tornado aceleradamente más especializados, dando origen a distintos sistemas de información. Estos sistemas individuales podrían llegar a combinarse para convertirse en componentes o subsistemas del sistema general de información propio de una organización. Los sistemas componen una pirámide, sirviendo de apoyo esencialmente más no es exclusivo, a uno de los niveles jerárquicos conformados por el personal de la empresa. En esencia, se tiene en las organizaciones, tres tipos de sistemas de información especializados.
2. Sistema de información gerencial o administrativa: (Produce reportes estructurados). Es un tipo de sistema de información que arroja reportes estandarizados en forma breve y estructurada. Apoya la gestión del personal de rango medio. Se diferencian de los sistemas de procesamiento de transacciones en que los primeros asisten o mantienen a la base de datos, en tanto que el sistema de información gerencial realmente hace uso de la base de datos. Puede requerir de administración de la base de datos que integre las bases de datos de los diferentes departamentos. El personal de nivel medio requiere en general de información resumida originada en distintas unidades funcionales. Es capaz de producir reportes predeterminados, con un formato previo ya determinado que presenta siempre el mismo tipo de contenido.
Existen tres categorías comunes de reportes en toda organización. Los reportes periódicos, que se producen a intervalos de tiempo regulares, por ejemplo, los reportes de ventas mensuales. Los reportes de excepción, que indican acontecimientos inusuales, por ejemplo, un reporte que muestre que la venta de cierto artículo se encuentre muy por encima de los pronósticos. Los reportes a solicitud, que son realizados por petición expresa, por ejemplo, cantidad de empleados, de sexo femenino, en un rango determinado de edad; es un reporte que no se requiere con periodicidad, sino en una situación ocasional, como la evaluación para la contratación de un seguro médico para los empleados.
3. Sistema de apoyo ejecutivo o soporte de decisiones: (Apoyo al análisis de situaciones imprevistas). Se diferencia de los anteriores, en que es una herramienta flexible de análisis que produce reportes sin formato fijo. Estos sistemas permiten a los gerentes obtener respuestas a problemas inesperados y relativamente excepcionales. Existen algunas decisiones que no son de naturaleza recurrente y que deben enfrentarse muy ocasionalmente o incluso una sola vez. Una decisión se considera no estructurada cuando no se cuenta con procedimientos claros, preestablecidos para adoptarla y no es posible identificar anticipadamente todos los factores a considerar en la decisión. Un factor clave en el uso de estos sistemas es la flexibilidad de definir la información necesaria. Incluso ocurre que conforme se adquiere información, el gerente requiera más información, dando un nuevo giro a sus requerimientos iniciales. Como se percibe, en estos casos, no es posible diseñar previamente ni el formato, ni el contenido de los reportes del sistema.
Este tipo de sistema debe brindar flexibilidad para que el usuario (gerente o directivo) pueda solicitar informes definiendo el contenido y la manera de presentar la información. El criterio de los directivos juega un papel importante en la toma de decisiones en problemas no estructurados. Los sistemas que dan soporte, se limitan a respaldar, pero no reemplazan el criterio del directivo.
Sistemas de información computarizados.
Aclarada la función de los sistemas de información dentro de la organización debemos decir que un sistema manual de información puede llegar a ser ineficiente y frustrante, incluso en organizaciones pequeñas por eso se tiende a automatizarlo. Un sistema de información automatizado o basado en computadoras, es la integración de hardware, software, personas, procedimientos y datos. Todos estos elementos se conjugan, trabajando juntos, para proporcionar información básica para la conducción de la empresa. Esta información hace posible que las empresas lleven a cabo sus tareas con mayor calidad y facilidad.
Los sistemas de información computarizados, además de llevar un seguimiento de las transacciones y operaciones diarias, propias del negocio, sirven de apoyo al flujo de información interno de la organización. La finalidad de los sistemas de información organizacionales es, procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas para los usuarios que las necesitan. Puesto que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización, los analistas de sistemas tienen que estudiar primero el sistema organizacional como un todo y así entonces, poder precisar cuáles son y cómo funcionan los sistemas de información de la organización.
Componentes estructurales de los sistemas de información computarizados.
Dichos sistemas de información están compuestos por 6 componentes a saber:
1. Entradas
2. Modelos (procesos)
3. Salidas
4. Tecnología (hardware)
5. Base de datos (almacenamiento)
6. Controles
La entrada abarca todos los datos (texto, número, imagen, video, etc.) que entran al sistema de información así como los métodos y los medios por los cuales se capturan o introducen.
La entrada también esta compuesta por transacciones, solicitudes, consultas, instrucciones, mensajes.
Ejemplos de entradas de datos mediante diferentes medios o captura de los mismos:
Lectura de código de barra, Teclado, Consulta a otro sistema de información.
Las entadas pueden ser de dos tipos:
• Directa: los datos referentes a un evento o transacción se introducen al sistema en el momento que en que ocurren.
• Por lote: las transacciones se acumulan durante algún periodo de tiempo, un día, semana, mes, etc.
Este componente consta de los modelos lógicos-matemáticos que manipulan de diversas formas, las entradas y los datos ya almacenados, para producir los resultados deseados o las salidas.
Ejemplo:
Proceso calculo de ganancia:
Ganancia = ingresos - gastos
Salida
La salida es el resultado del proceso este se representa de diferentes maneras.
Resultado = a 1 dato.
Resultado = a un conjunto de datos: como pueden ser los reportes, informes, gráficos estadísticos, cuadros de resultados, etc.
El resultado o saluda se basa principalmente en su calidad. Cuando hablamos de calidad nos referimos específicamente a tres requisitos que debe cumplir dicha salida: exactitud, oportunidad y relevancia.
• Exactitud: el resultado no debe tener desvíos.
• Oportunidad: el resultado debe estar disponible cuando el usuario lo necesite.
• Relevancia: el resultado tiene que ser de importancia para en usuario.
Tecnología o hardware.
Por definición decimos: corresponde a todas las partes tangibles de una computadora: sus componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos; sus cables, gabinetes o cajas, periféricos de todo tipo y cualquier otro elemento físico involucrado.
El hardware es el encargado en conjunto con el software de capturar los datos, procesarlos, almacenarlos, accesarlos, producir salidas y controles de los mismos.
Almacenamiento (Archivos o bases de datos).
Es el lugar donde se contienen los datos necesarios para atender las necesidades de todos los usuarios. Este componente lo consideraremos desde dos puntos de vista uno físico y otro lógico.
Físico: compuesto por los medios de almacenamiento, discos, cintas, etc.
Lógico: se refiere a la manera que se relacionan los datos entre si.
Controles y seguridad.
• Backups de los datos (copias de respaldo).
• Raid de discos.
• Monitoreo de hard y soft.
• Capacitación de usuarios.
• Estructura jerárquica de usuarios.
• Dentro del centro de cómputos ups.
• Sistema contra incendios.
• Accesos restringidos.
Requerimientos de los sistemas de información computarizados.
Requerimientos que deben cumplir de los sistemas de información computarizados los podemos dividir en tres:
1- De sistema
2- Del procesamiento
3- De factibilidad.
Requerimientos de sistemas
2- Disponibilidad: cuanto tiempo esta disponible (online).
3- Flexibilidad: que se pueda adaptar a los cambios.
4- Programa de instalación: intervalo de tiempo desde que se pide el sistema y se implementa.
5- Expectativa de vida y potencial crecimiento: el sistema debe satisfacer las necesidades del usuario durante un tiempo razonable y no tener limitaciones de crecimiento.
Requerimientos de procesamientos de datos
1- Volumen: cantidad de datos que deben procesarse en un periodo dado.
2- Complejidad: cantidad de operaciones y tamaño de las mismas entre datos.
3- Restricciones de tiempo: periodo de tiempo permitido o aceptable entre el momento que se requieren los datos y el sistema los tiene disponible.
4- Demandas computacionales: es la combinación de volumen, complejidad y restricción de tiempo.
1- Factibilidad técnica.
2- Factibilidad legal.
3- Factibilidad operacional (que se pueda adiestrar a los usuarios).
4- Factibilidad de programa. (tiempo en que tiene que estar operativo)
